Un workflow (o flusso di lavoro) è il percorso che ogni prodotto compie dalla sua creazione (sorgente), al suo inserimento nel PIM fino alla pubblicazione in un determinato canale di vendita. Il concetto di workflow abbraccia diversi teams, uffici e anche aziende che possono alimentare ed inserire informazioni diverse. Perché ogni workflow funzioni correttamente, deve esserci coerenza e comunicazione durante l’intero processo.
Facciamo un po’ di ordine rispetto alle parole chiave di questo primo paragrafo:
- Workflow: o flusso di lavoro è il percorso che un prodotto compie, dal suo inserimento nel PIM, fino alla pubblicazione nel canale di vendita
- Sorgente: è il luogo (luoghi) da dove provengono i dati di prodotto (o input). Un prodotto può essere battezzato nell’ERP e con l’integrazione, arrivare al PIM. Un’altra sorgente può essere il PLM oppure un database, un altro software presente in azienda o un semplice CSV
- Step (o fasi) di avanzamento: sono i passi che compongono il Workflow e che devono essere completati prima che il prodotto possa essere pubblicato nel canale
- Canale: è l’output del prodotto. Il canale può essere online (e-commerce, sito, marketpalce, etc.) oppure offline (catalogo, listino, scheda pdf, file csv, etc.)
- Collaborazione: solitamente più persone sono coinvolte nel workflow, per questo motivo i flussi di lavoro sono detti collaborativi. Ci deve essere la possibilità di accedere e di vedere in maniera personalizzata quanto presente nel PIM
- Comunicazione: come facciamo a sapere quanto è stato fatto e quanto manca da completare? Con il workflow si ha la possibilità di vedere in tempo reale lo stato di avanzamento del prodotto, dal suo inserimento fino alla pubblicazione. Grazie a notifiche push e a mail, ogni persona coinvolta, saprà quando è il momento di cominciare la propria attività,
Se progettati bene e seguiti da tutte le parti coinvolte, i flussi di lavoro non solo aumentano la collaborazione ma anche la produttività di tutta l’azienda.
Momenti di un workflow PIM efficiente
Occorrono diversi tipi di informazioni per supportare, commercializzare e vendere i prodotti online. Quando le informazioni provengono da più dipartimenti, fonti e sistemi, è fondamentale creare un flusso di lavoro con “momenti” specifici per il successo del PIM. In questo modo, tutti gli sforzi combinati della tua azienda possono portare alla distribuzione di informazioni sui prodotti coerenti, precise e di alta qualità per i tuoi clienti.
Ecco i cinque momenti che abbiamo creato nel PIM Pimcore per garantire un ottimo workflow:
- Nuovo Prodotto
- Inserimento contenuti
- Inserimento immagini
- Pronto per la pubblicazione
- Pubblicato
Nuovo prodotto
Il workflow inizia quando l’azienda acquista o progetta un nuovo prodotto (o ne aggiorna uno esistente). Ciò potrebbe richiedere la creazione di un nuovo SKU e l’inserimento di tutte le informazioni di base sul prodotto, ad esempio, brand, stagione, prezzo, taglia, colore e peso.
Tutte queste informazioni sono la base e l’inizio per tutti i passaggi successivi.
Inserimento contenuti
Spesso il prodotto viene battezzato all’interno dell’ERP o nel PLM e poi, grazie all’integrazione con il PIM viene arricchito con i dati mancanti e le immagini.
In questa fase è possibile aggiungere tutto ciò che in alcuni software comporta i famosi “campi aggiuntivi” come ad es. la descrizione breve, la descrizione lunga, le immagini.
Sempre in questo momento, si potrà procedere alla traduzione dei contenuti gestita internamente all’azienda oppure alla generazione di file di esportazione o di accessi riservati alle agenzie.
Inserimento immagini
E’ possibile inoltre relazione i prodotti e arricchirli in base al canale di output. Non tutti i canali, infatti, necessitano degli stessi attributi o, più in generale, campi che riguardano le informazioni di prodotto.
Le immagini, per fare un esempio più facile, avranno dimensioni differenti a seconda che siano distribuite sul sito web o su un catalogo prodotti.
Contenuti e informazioni sui prodotti precisi in differenti canali creano un’esperienza omnicanale coerente per i clienti.
Pronto per la pubblicazione
Il prodotto è completo arricchito di tutte le informazioni necessarie per la pubblicazione. Manca solo un passaggio o una validazione finale e approvativa prima di pubblicare nel canale di vendita.
Pubblicato
Il prodotto è finalmente pubblicato nel canale di vendita!
Vantaggi di un Workflow PIM efficiente e testato
Quando si crea un workflow, si trasformano attività precedentemente ripetitive e dispendiose in un processo agile e scalabile. Ecco alcuni dei principali vantaggi:
- Migliora la collaborazione tra i team aiutandoli a comunicare durante tutto il ciclo di vita del prodotto, dalla creazione, all’arricchimento, fino alla pubblicazione nel canale
- Aiuta a creare schede prodotto complete e coerenti
- Pubblica i prodotti più velocemente eliminando fogli excel e più in generale tutto ciò che è manualità, ricerca e duplicazioni
- Protegge il tuo brand assicurandoti che specifiche e contenuti corretti raggiungano i canali di vendita grazie al data quality
- Integra i dati di prodotto da ERP e PLM e li distribuisce, dopo averli arricchiti e lavorati nei vari canali di vendita online e offline
Esse Solutions Pimcore Gold Partner
Esse Solutions è Pimcore Gold partner da diversi anni e sa bene quanto siano cruciali e strategiche le sfide che derivano dall’implementazione di una soluzione PIM e DAM. Contattaci per un nuovo progetto!