Le 19 principali funzionalità di un sistema PIM per la tua azienda

Oggigiorno un sistema PIM è uno degli strumenti più importanti per la gestione delle informazioni di prodotto. Questo software crea un repository che accoglie tutti i dati relativi al prodotto, li mantiene aggiornati e aiuta nella sua distribuzione. Ciò si ottiene attraverso una facile gestione dei dati, la capacità di arricchire e adattare i dati alle diverse esigenze.

Il software PIM funge da gestione delle informazioni sul prodotto. Un sistema PIM viene utilizzato come un’unica fonte di verità in cui raccogli, consolidi e arricchisci le informazioni sul prodotto. Da qui puoi distribuire le descrizioni dei prodotti unificate e perfezionate su più canali. Sta diventando sempre più popolare. Oggi è un must per le aziende che hanno strutture e relazioni di prodotto complesse e per le aziende che hanno ampi assortimenti: più SKU hai, più hai bisogno di un PIM.

Le esigenze degli utenti PIM possono variare. Grazie alle numerose funzioni, un sistema PIM può soddisfarle tutte. In questo post ti forniamo approfondimenti sulle funzionalità più importanti fornite dal sistema PIM.

1. Aggregazione dei dati del prodotto, importazione dei dati

I dati possono essere importati in un sistema PIM automaticamente o manualmente. Tutti i sistemi PIM supportano i formati Excel, CSV e XML. Puoi anche importare dati di prodotto da ERP, PLM e DAM, MDM e altri software aziendali. Alcuni sistemi PIM offrono portali self-service (brand portal) affinché i fornitori possano caricare le informazioni sui prodotti direttamente nel sistema PIM dell’azienda.

Durante l’importazione tutti i dati vengono verificati e convalidati per garantire che vengano importate solo le informazioni corrette sul prodotto.

2. Repository centrale per i dati di prodotto

Il sistema PIM è un archivio centrale per tutti i dati di prodotto esistenti nell’azienda. È possibile gestire più cataloghi prodotti in un sistema PIM, che raggruppa i prodotti secondo criteri specifici (ad esempio per un determinato segmento di clienti, offerte stagionali, famiglie, etc.).

I sistemi PIM offrono funzioni aggiuntive come il controllo delle versioni dei cataloghi di prodotti. Utile quando si tratta di creare un nuovo catalogo basato sulla duplicazione di quello vecchio sincronizzandolo poi con le nuove informazioni fornite ad esempio dal fornitore.

3. Standardizzazione e classificazione dei dati di prodotto

Quando un’azienda ha molti SKU, spesso ha problemi a gestirli. Ecco perché è necessario standardizzare e unificare tutti i dati relativi ai prodotti. Nel sistema PIM, ciò avviene classificando i prodotti in base agli attributi. Gli attributi sono raggruppati in gruppi di attributi in base ad alcune caratteristiche (ad esempio tecniche: peso e dimensioni). Di conseguenza, è possibile formare determinate famiglie di prodotti come modello pronto combinando gli attributi appropriati.

In questo modo c’è la certezza dell’accuratezza dei dati poiché un prodotto può essere attribuito a una sola famiglia di prodotti, evitando errori. Inoltre, consente di risparmiare tempo e fornisce completezza dei dati poiché gli attributi vengono allegati automaticamente a ciascun prodotto in qualsiasi categoria e catalogo.

Il sistema PIM può aiutare con la standardizzazione dei dati facendo uso di determinati sistemi di classificazione, ad esempio ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, ecc.

4. Ricerca e filtraggio rapidi dei prodotti

I prodotti sono raggruppati per cataloghi, categorie e tutte le loro caratteristiche. Di conseguenza, i dati possono essere trovati (filtrati) da uno qualsiasi di questi parametri. L’uso dei filtri è illimitato, inoltre è possibile salvare i filtri per un uso successivo. I prodotti possono essere filtrati anche in base agli utenti che hanno lavorato all’arricchimento delle loro informazioni (ad esempio, ora di creazione e utenti assegnati a quel determinato catalogo/canale) o in base alla completezza della loro descrizione.

Puoi anche cercare i prodotti per parola o parte della parola contenuta nella sua descrizione o in una qualsiasi delle sue caratteristiche.

5. Modifica rapida dei dati tramite la funzione di aggiornamento di massa

La funzione di aggiornamento di massa ti consente di modificare o modificare automaticamente qualsiasi informazione con un clic filtrando numerosi prodotti o selezionando manualmente singoli articoli. La funzionalità viene utilizzata quando si preapplicano funzioni di standardizzazione e filtraggio o si creano cataloghi di prodotti.

Con l’elaborazione batch, un utente può modificare istantaneamente da una selezione prodotti ad una famiglia di prodotti, cataloghi o categorie, creare associazioni tra prodotti, modificare attributi, cambiare lo stato dei prodotti o il dipendente ad essi assegnato.

6. Utilizzo di ruoli e diritti di accesso

Se desideri migliorare la qualità dei dati di prodotto, dovresti sempre sapere chi lavora all’aggiornamento delle informazioni sul prodotto, soprattutto se gli utenti esterni hanno accesso alla piattaforma. È possibile creare ruoli differenziati per dipendenti e reparti all’interno dell’azienda o per fornitori di servizi e partner esterni (ad esempio le agenzie di traduzione) in qualsiasi sistema PIM. Ma se alcuni di essi consentono una definizione molto granulare dei ruoli di autorizzazione, altri differenziano solo i livelli di accesso di base.

Quando si crea un ruolo, un amministratore può assegnare i permessi, a seconda delle azioni eseguite nel sistema (modifica, rimozione, assegnazione, commento, download) e, in conformità con i diritti di accesso, a un particolare prodotto, gruppo di prodotti, canali di vendita. Successivamente, i ruoli vengono assegnati agli utenti appropriati.

7. Organizzazione del lavoro tra gli utenti

Commentare, creare e assegnare attività è un modo conveniente per fornire cooperazione tra gli utenti che lavorano alla piattaforma PIM. E’ possibile aggiungere commenti in qualsiasi fase di lavoro del prodotto (assegnazione, modifica).

Gli utenti possono anche impostare le notifiche. Le notifiche sono configurate nel pannello di amministrazione: ci sono notifiche di sistema e notifiche email. Ad esempio una notifica può indicare che quel prodotto è stata assegnato a qualche operatore o che il suo stato è stato modificato, in generale insomma avvisa gli utenti in caso di modifiche, commenti o più in generale di attività da svolgere.

8. La funzionalità del workflow per arricchire i prodotti

Il workflow rende il processo di arricchimento dei dati più affidabile, trasparente e gestibile. Permette di automatizzare tutti i processi che riguardano appunto l’arricchimento delle informazioni sul prodotto che normalmente era delegato al file excel. Il workflow consente di visualizzare lo stato di un’attività, le attività successive ed eventualmente l’utente responsabile di questa fase.

Alcuni sistemi PIM avanzati, come Pimcore, offrono un controllo avanzato del flusso di lavoro. Ad esempio, l’admin può definire le regole per la convalida della completezza e della correttezza per l’esecuzione di determinati compiti. Un sistema può anche creare automaticamente export, ad esempio, sulle date di scadenza, sullo stato di adempimento o report personalizzati.

9. Versionamento

La funzionalità di versionamento dei dati consente di monitorare le modifiche apportate a un prodotto (modifica dei dati individuali, modifiche dei dati di massa) e il controllo di qualsiasi attività dell’utente nel sistema, con possibilità di rollback.

La cronologia delle azioni di tutti gli utenti viene visualizzata nella scheda del singolo prodotto. Pertanto, gli utenti possono visualizzare le azioni o i record più recenti per le voci del prodotto a cui hanno accesso e comparare le differenti versioni.

10. Gestione della qualità delle informazioni sul prodotto

Oltre al workflow, l’altra parte fondamentale che riguarda la qualità della informazioni sul prodotto è il data quality. Vengono definite da sistema quali sono le impostazioni per ogni singolo campo (convalida dei dati, completezza del campo, lingua del campo, estensione dell’immagine, prodotto assegnato, ecc.) per soddisfare gli standard interni ed esterni. Se i campi non vengono compilati o gli standard non vengono soddisfatti, il sistema non fa avanzare il prodotto allo step successivo. Puoi definire queste impostazioni per ciascuna entità (ad es. prodotti, canali, portali).

Per un controllo completo, puoi verificare lo stato di tutti i dati nel sistema (% di prodotti che si trovano in determinate fasi del ciclo di vita della descrizione, visualizzazione dei campi vuoti, livello di qualità del canale, statistiche di attività) nella scheda di prodotto o nel sistema può generare automaticamente report sulla qualità e inviarli al reparto o all’utente designato.

11. Gestire la traduzione delle informazioni in diverse lingue

La traduzione delle informazioni sul prodotto nel sistema PIM può essere eseguita in modo semiautomatico o manuale. Per la traduzione selettiva, ovvero per tradurre singoli campi come titoli, descrizioni ed elenchi puntati, il metodo più comune è l’utilizzo di un servizio di traduzione automatica. In caso di traduzione manuale, di norma, da un lato viene visualizzato il testo originale e dall’altro il testo da tradurre.

Un sistema PIM offre solitamente le seguenti opzioni:

• assegnazione della traduzione a un traduttore esterno, che ha accesso limitato solo al settore pertinente;
• l’utilizzo di servizi come le traduzioni automatiche (come Deepl, Translation.com) che si possono integrare nel sistema e offrono traduzione in tempo reale;
• esportazione ed importazione di CSV o EXCEL con le traduzioni delle agenzie;
• connessione con il sistema di gestione delle traduzioni tramite standard XLIFF

12. Gestisci i dati multimediali e le immagini dei prodotti in un unico posto

In generale, la gestione dei file multimediali dovrebbe essere eseguita utilizzando sistemi DAM, ma i PIM moderni spesso hanno funzioni DAM integrate. Questa funzionalità ha la capacità di gestire e archiviare file digitali come pdf, immagini, foto, video e audio aggiunti sia dai dipendenti dell’azienda che da terze parti (ad esempio, tramite portali dei fornitori).

Tutti questi media sono associati ad articoli, prodotti, categorie o cataloghi pertinenti. La caratteristica principale è che questa assegnazione può impedire contenuti duplicati. Inoltre, tutti questi file possono essere adattati automaticamente a ciascun canale e piattaforma di output: una volta caricati i file in alta definizione sarà il DAM a definire automaticamente il formato in base al canale di uscita (ad esempio e-commerce vs carta stampata).

13. Creazione di schede PDF automatiche o di cataloghi Indesign

Grazie a sistemi PIM avanzati è possibile anche creare documentazione PDF (come ad esempio schede tecniche PDF, semplici listini, etc,) che sono sempre aggiornate perché collegate al PIM.
Per la creazione di cataloghi di prodotto emozionali e complessi c’è la possibilità di integrare il PIM con Indesign grazie al connettore EasyCatalog per impaginare automaticamente cataloghi, mettendo da parte errori e refusi.

14. Un portale per il materiale di prodotto e marketing

Oltre ai dati sopra citati, i sistemi PIM consentono di gestire anche altri file che completano la descrizione del prodotto o servono come materiale per la promozione del prodotto. Questi includono brochure PDF, volantini, manuali, cataloghi, immagini correlate alla descrizione, banner o altro materiale di marketing.

Un sistema PIM spesso è dotato di portali verticali che servono ad esporre a clienti e fornitori tutto il materiale categorizzato per tipologia di file (pdf, img, etc.). In questo modo ogni file è sempre aggiornato e coerente con le linee guida dell’azienda e non sarà più necessario inviare mail con allegati pesanti o we transfer.

15. Memorizzazione di informazioni aggiuntive relative al prodotto

Non tutte le informazioni relative a un prodotto vengono pubblicate nei canali di vendita, inviate agli utenti o ad altre terze parti, ma dovrebbero anche essere archiviate in modo sicuro in un unico posto. Ecco perché un sistema PIM può memorizzare anche file come manuali, specifiche tecniche, schede tecniche, documenti e file CAD.

Molto spesso il lavoro su tali file avviene nel processo di sviluppo del prodotto, quindi il sistema, pur salvando le informazioni nel workflow (visualizzazione dell’autore del lavoro, data di creazione e modifica), copre l’intero ciclo di vita dello sviluppo del prodotto. Tutta l’elaborazione dei dati è assicurata dall’esistenza di un modulo DAM già integrato o aggiuntivo.

16. Gestione delle associazioni di prodotto

Questa funzionalità supporta la strategia di vendita dei prodotti dopo aver studiato il comportamento degli utenti nell’e-commerce B2C ma anche B2B. Quando si definiscono prodotti complementari, sostitutivi o alternativi è possibile stabilire collegamenti tra prodotti o articoli nel sistema PIM. Questo tipo di interconnessione può essere unidirezionale o bilaterale e può esistere tra più prodotti, più categorie e tra prodotti e categorie.

Esistono molte varianti di interconnessione: prodotti simili, cross-selling (visualizzazione di accessori relativi al prodotto), up-selling (visualizzazione di opzioni più costose), sostituzione (sostituzione di un vecchio prodotto con una versione più recente), kit (formazione del prodotto come un’unità e la loro visualizzazione sotto uno SKU), confezioni di prodotti o bundle (raggruppamento di prodotti, quando ciascuno dei prodotti ha il proprio SKU), alternativi (in mancanza del prodotto originale, un prodotto che ha le stesse caratteristiche), etc.

17. Preparazione dei dati di prodotto in base alle diverse esigenze del canale

Le informazioni che hanno attraversato tutti gli step del workflow sono pronte per l’ultima fase: la pubblicazione sul canale appropriato o su più canali. In generale, in un sistema PIM, un canale è una destinazione per uno specifico set di prodotti, che può contenere articoli con diverse caratteristiche specifiche del canale.

Alcuni esempi di canale di destinazione: piattaforme e-commerce (ad esempio Magento, Shopware, etc.), marketplace, siti web, cataloghi cartacei, sistemi di terze parti (ERP o CRM), export (in formato XML o CSV) etc.

18. Esportazione dei dati del prodotto: fornitura di informazioni sul prodotto

Dopo che le informazioni sul prodotto sono state raccolte, consolidate in un unico posto e arricchite, puoi distribuire le informazioni rilevanti sul prodotto ai tuoi distributori o clienti. Può essere fatto una volta, per una determinata occasione su richiesta, oppure a intervalli regolari. Puoi esportare i dati in qualsiasi formato, ad esempio XLS, CSV, XML.

Inoltre, una nuova tendenza è quella di consentire ai distributori di connettersi al sistema PIM tramite i portali dei distributori e ottenere informazioni aggiornate sui prodotti nel formato e nella struttura che preferiscono. Assegnando un canale all’account di un distributore e impostando autorizzazioni e livelli di accesso.

19. Integrazione con diversi sistemi (API)

Lo scambio di informazioni in un sistema PIM può avvenire non solo attraverso l’esportazione e l’importazione di singoli file ma anche attraverso l’integrazione diretta con altri sistemi come CRM, ERP, DAM, MAM, CMS o basi di dati strutturate esterne alle aziende. Il trasferimento dei dati tra sistemi è abilitato da la presenza dell’API integrata e dai connettori sviluppati individualmente per ciascun sistema di terze parti.

L’integrazione tramite API prevede il trasferimento di oggetti e media, delle relazioni, di tutti gli attributi e gruppi di attributi ed eventualmente associazioni dei canali. La sincronizzazione dei dati può avvenire sia manualmente che automaticamente, in una o entrambe le direzioni. Il prerequisito principale è una corrispondenza preliminare tramite mappatura dei campi tra il sistema PIM e il sistema di terze parti.

Conclusione

Come si può vedere, un sistema PIM fornisce tutte le funzioni necessarie per accelerare l’elaborazione delle informazioni sul prodotto migliorandone la qualità e consentendo a un’azienda di concentrarsi sull’ampliamento della gamma di prodotti e sulle nuove strategie di sviluppo, che di conseguenza sarà aumentare le entrate dell’azienda.

Esse Solutions Pimcore Gold Partner

Esse Solutions è Pimcore Gold partner da diversi anni e sa bene quanto siano cruciali e strategiche le sfide che derivano dall’implementazione di una soluzione PIM e DAM. Contattaci per un nuovo progetto!