Ecco 7 segnali a cui prestare “attenzione” perché potrebbero indicare che i fogli excel non sono più sufficienti per gestire tutte le informazioni di prodotto
1 – Ci sono refusi ed errori imbarazzanti
I dati sono una delle risorse più importanti per un’azienda che basa il proprio business su un processo decisionale strategico e di qualità. Ma cosa succede allora se i dati non sono completi o accurati? Wired ci ricorda che il 90% dei fogli di calcolo contiene errori. Se ogni persona all’interno di un’azienda apporta modifiche a un file, aumentano le possibilità di condividere e allargare l’errore.
2 – Hai bisogno di gestire immagini e media
Hai mai provato a salvare un’immagine in un foglio excel? E’ abbastanza complicato se non quasi impossibile. PDF, video, immagini e altri contenuti digitali però sono essenziali per le attività di vendita (basti pensare all’e-commerce) poiché raccontano i prodotti.
3 – Vorresti collaborare e dare accessi diversi alle informazioni
La collaborazione organizzata fra team differenti può essere difficile quando si utilizzano i file excel. Come si fa a notificare una nuova attività o il controllo di una determinata informazione di prodotto? Oltre a questo come faccio a impostare accessi e ruoli diversificati per le persone che possono fare le modifiche?
Un altro aspetto importante è quello dei campi bloccati o visibili solo per alcune persone/team di progetto.
4 – Non sai come relazionare i prodotti
Spesso gli attributi di prodotto sono eterogenei. Posso essere numeri, descrizioni, campi calcolati, tendine, si/no e così via. Inoltre, se devo stabilire delle relazioni fra attributi e prodotti, coi fogli di calcolo non è affatto facile. Stesso discorso se devo relazionare prodotti correlati, compatibili, alternativi.
5 – Vuoi sapere qual è la revisione giusta
Ora, chiunque abbia accesso ad un file excel può modificarlo. Se si concede l’accesso ad esempio a 5 dipendenti diversi, non è possibile tenere traccia delle modifiche apportate. Oltre a questo, non è possibile frammentare l’accesso e la modifiche del file per persone differenti all’interno dell’azienda oppure all’esterno (ad esempio agenzie di traduzione, copy, etc.).
6 – Devi pensare a come integrare l’excel con il canale di vendita
L’excel molto spesso nasce per arricchire i prodotto e importarli nei canali vendita, come ad esempio l’e-commerce o un marketplace.
Questo è già un buon punto di partenza ma rimane non risolta la questione della coerenza e della qualità dei dati di prodotto: come facciamo a sapere che i dati sono corretti? E sopratutto come automatizziamo l’importazione nel canale di vendita? E le gallerie di immagini?
7 – Vuoi un po’ di ordine, infine
Ordine! Hai solo voglia di un po’ di ordine. Succede così: stai cercando il file giusto ma non sai se è quello nella cartella condivisa o su google drive. Alla fine forse era in quella salvata sul desktop del collega. E le immagini? Quelle sono su dropbox oppure sempre su drive? Però non c’è la risoluzione adatta per l’e-commerce e il marketplace ha bisogno di uno sfondo grigio chiaro.