Le basi di un OMS
Prima di addentrarci negli aspetti tecnici di un Order Management System (OMS) proviamo a raccontare quelli che sono gli aspetti fondamenti di un sistema di gestione degli ordini. Di seguito capiremo meglio cos’è un OMS, cosa fa e perché è diverso da un sistema gestionale detto anche ERP.
Quali sono i fondamenti di un sistema di gestione degli ordini OMS?
Contrariamente al nome, un OMS è in realtà una combinazione di gestione degli ordini e gestione dell’inventario. La gestione degli ordini è il processo di orchestrazione, acquisizione, modifica e tracciamento di gruppi di prodotti (ordini) in tutto il “viaggio” verso i clienti attraverso processi di vendita, consegna e reso.
Una gestione efficace degli ordini è possibile solo se si possiedono informazioni di inventario accurate e tempestive. Un moderno sistema di gestione degli ordini deve essere in grado di acquisire ed elaborare frequentemente grandi quantità di dati di inventario da molte fonti di approvvigionamento, tra cui diversi magazzini, negozi fisici, ERP, etc.
Naturalmente, un OMS è più adatto per le aziende con una strategia omnichannel che abbraccia diverse country di spedizione. Sono aziende che hanno più negozi, centri di distribuzione, magazzini e punti di ritiro e che offrono i loro prodotti tramite e-commerce, app, partner di drop shipping, marketplace e negozi fisici.
Cosa fa un Sistema di Gestione degli Ordini?
Man mano che le informazioni sull’inventario provenienti da tutte le fonti di approvvigionamento vengono ricevute ed elaborate, l’OMS fornisce un quadro della disponibilità del prodotto quasi in tempo reale a tutti canali di di vendita (e-commerce, app, negozi, chioschi, call center, marketplace, etc.).
L’OMS deve essere in grado di gestire le scorte e fornire diverse visualizzazioni della disponibilità utilizzando buffer, esclusioni e priorità configurabili in modo che la quantità corretta di scorte venga mostrata al canale di vendita. Ad esempio, un’azienda potrebbe voler dare priorità all’inventario del proprio e-commerce rispetto a ciò che viene mostrato su un determinato marketplace. In alternativa, un rivenditore potrebbe voler mantenere una scorta di inventario del negozio che non viene mostrata sull’e-commerce per l’acquisto online con ritiro in negozio.
Mentre un cliente naviga un canale di vendita online, vede le disponibilità in tempo quasi reale. Una volta creato il carrello degli articoli desiderato, l’ordine viene confermato e il pagamento viene acquisito. L’OMS determina quindi la strategia di approvvigionamento per evadere efficacemente l’ordine in base alle promesse mostrate al cliente durante la navigazione. Applicare semplicemente una strategia geografica di evasione dal più vicino spesso non è la soluzione ottimale.
Un OMS deve essere in grado di fornire alle aziende numerose opzioni di strategia di approvvigionamento configurabili al di là della distanza dal cliente. Deve inoltre poter configurare la propria politica di spedizioni frazionate rispetto alla spedizione solo di ordini completi. L’azienda potrebbe voler considerare l’attuale arretrato di ordini o il tempo di elaborazione di un determinato negozio o magazzino. Dopo aver determinato le località di spedizione, l’OMS deve quindi comunicare con la località di spedizione e aggiornare il cliente finale sullo stato o sui problemi della consegna finale.
Infine, una volta spedito l’articolo, se il cliente non è soddisfatto, l’OMS si occuperà anche del flusso di reso e gestirà la disposizione dell’articolo da scartare, rimettere in magazzino o restituire al venditore.
Sistema di gestione degli ordini ≠ ERP?
La gestione degli ordini è diventata un campo di attenzione alla fine degli anni Novanta e molto spesso sono state, per molto tempo, parte monolitica all’interno di un sistema ERP.
Il panorama tecnologico però è cambiato radicalmente nel corso degli anni, così come le aspettative dei clienti. Ciò significa che molti ERP e piattaforme OMS legacy sono ormai obsoleti e non all’altezza di ciò che soprattuto le vendite omnicanale richiedono oggi alle aziende. Ad esempio, la maggior parte degli ERP è in grado di fornire informazioni sulle scorte, ma non è mai stata progettata per gestire la complessità delle richieste provenienti dall’e-commerce o dai marketplace.
Se la tua azienda deve gestire l’inventario su larga scala e applicare delle regole, è il momento di valutare un OMS. L’OMS è un software che estrae i dati principali dall’ERP, li diffonde nei vari canali di vendita e dopo pagamento e ordine, li ripassa indietro all’ERP.
L’OMS orchestra il processo di gestione degli ordini ed è progettato per gestire inventario multimagazzino e vendite omnicanale collegandosi con facilità ad altre soluzioni di gestione di dati di prodotto come PIM e DAM, offrendo ai ai clienti un’ottima esperienza utente e permettendo alle aziende di mantenere il proprio vantaggio competitivo.
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