La differenza tra PIM e Excel

Spesso, le aziende che hanno un e-commerce gestiscono le informazioni di prodotto nel classico foglio di calcolo di Microsoft Excel.
Fin dal suo rilascio nel 1985, in effetti, Microsoft Excel è stata la soluzione ideale per le aziende per gestire e organizzare complessi fogli di calcolo con dati di prodotto e numeri. La sua capacità di supportare migliaia di righe e colonne, le funzionalità di generazione di report, riempimento automatico, grafici e tabelle pivot l’hanno reso uno strumento imprescindibile per molte aziende.

Ma cosa succede quando i dati di prodotto e i canali di vendita crescono? 🤔
Vediamo 5 differenze fondamentali tra il foglio excel e una soluzione PIM.

Excel e PIM: un confronto

1 – Usabilità

Excel

Soprattutto nella gestione dei dati di prodotto, i fogli excel non sono semplici come sembrano. Dover gestire migliaia di righe, infatti, non è un compito facile. Se poi consideriamo un elevato numero di attributi sarà ancora più difficile scrollare righe e colonne e riuscire a lavorare all’interno delle celle. Fondamentalmente il file Excel è un file “piatto” che non riesce a gestire le complessità e le relazioni che possono esistere tra i dati stessi.

PIM

Il PIM ha una struttura dati differente. E’in grado di gestire diverse tipologie di oggetti (ad es. prodotti, famiglie, categorie, attributi, etc.) e di relazionarli tra di loro con diversi livelli di profondità. E’ possibile anche lavorare, in viste differenti, per esempio solo ai prodotti o agli attributi. Anche l’architettura visuale del PIM lo rende uno strumento usabile e consultabile anche da mobile.

2 – Qualità del dato

Excel

Non è possibile controllare la qualità di un dato all’interno del foglio excel. O meglio, esiste il concetto di validazione: è possibile creare controlli automatici, basati su regole precise che riferiscono a valori o formule, e assegnarli a una singola cella. Le difficoltà di questa soluzione ha due risvolti: la capacità dell’utente di costruire le singole regole e l’impossibilità per il file excel di riuscire a collegare questa qualità del dato al canale in cui poi viene esportato (come ad es. una piattaforma e-commerce con diversi cataloghi per country).

PIM

Nel PIM è presente la funzionalità del Data Quality che determina, assegnati inizialmente dei parametri, la bontà del dato prima di essere pubblicato in uno specifico canale di vendita. Un esempio semplice: per il canale e-commerce è indispensabile inserire una descrizione breve e una descrizione lunga del prodotto. Solo se entrambi questi campi sono stati compilati, allora il prodotto raggiungerà il punteggio massimo e sarà quindi pubblicato.

3 – Organizzazione del dato

Excel

Abbiamo già visto nel primo punto quanto un file excel sia uno strumento piatto dove non è possibile inserire relazioni tra dati diversi.
Capita, inoltre, che più persone debbano inserire e compilare le informazioni di prodotto nel file. La gestione e suddivisione delle attività può essere gestita tramite commenti nelle celle o altri file per controllare il to do del giorno.

PIM

Il Workflow è la funzionalità che aiuta le varie figure all’interno dell’azienda ad ordinare e organizzare i dati. Grazie, infatti, agli stati di avanzamento di prodotto ognuno ha il controllo di quanto “pronto” sia un prodotto prima di essere pubblicato. Nello stato inbox ci saranno i prodotti nuovi che devono essere arricchiti di informazioni, poi nello stato successivo verranno aggiunte le immagini, poi le traduzioni e così via. A vista d’occhio è possibile capire, sostanzialmente, quante attività ci sono ancora da fare.

4 – Condivisione del dato

Excel

I sistemi in cloud (ad es. Google Drive con Google Fogli) hanno certamente supportato la condivisione del dato. Più difficile diventa lavorare, in più persone, su un file excel. (Quasi) praticamente impossibile è adottare regole di condivisione basate su ruoli e permessi.

PIM

Il sistema di regole che intreccia ruoli e permessi nel PIM è molto granulare. E’ possibile “tagliare” sezioni della piattaforma e farle visualizzare solo ad alcune persone, anche all’esterno dell’azienda stessa. E’ il caso delle agenzie di traduzione che possono accedere alla soluzione PIM e vedere solo alcuni prodotti e associati a loro, solo alcuni campi.

5 – Aggiornamento e integrazione

Excel

Aggiornare manualmente (o utilizzando qualche automatismo) è certamente possibile. Il caso che prendiamo qui in esame è legato ad aziende che hanno molti prodotti e diversi canali di vendita. Ogni volta che un prodotto è creato nell’ERP dovrà essere riportato a mano nel foglio. Ogni volta che un dato cambia, ci sarà da fare un editing massivo e sarà necessario ricordarsi se quel campo era in qualche modo legato ad altre colonne del file. Un lavoraccio! Se questo file deve poi essere importato in una piattaforma e-commerce, si dovrà fare attenzione al formato richiesto. E’ possibile che serva anche più di un file per fare un caricamento completo dei dati.

PIM

Una soluzione PIM può essere integrata all’ERP e ad altri software presenti in azienda (PLM, PDM, etc.) oltre che a file system e DB. Grazie alla sincronizzazione dei dati, il PIM sarà sempre aggiornato e pronto per essere arricchito di nuove informazioni.
A sua volta il PIM può essere integrato con i canali di vendita online (e-commerce, sito, marketplace, etc.) e offline (schede prodotti, cataloghi, etc.) sincronizzando tutti i dati senza alcun intervento manuale. Questo significa che non appena modifico un dato all’interno nel PIM, il canale sarà immediatamente aggiornato.

.. e le immagini?

Un file excel difficilmente si presta per la gestione (visiva) delle immagini 😀

Tra le varie soluzioni PIM presenti sul mercato abbiamo scelto Pimcore proprio perché, nella stessa piattaforma, può contenere, organizzare e gestire anche le immagini di prodotto. Pimcore infatti è sia PIM che DAM.
A loro volta, anche gli asset (immagini, pdf, video, etc.) possono essere automaticamente associati ai prodotti e distribuiti, nel formato desiderato, nei vari canali di vendita.

Esse Solutions Pimcore Gold Partner

Esse Solutions è Pimcore Gold partner da diversi anni e sa bene quanto siano cruciali e strategiche le sfide che derivano dall’implementazione di una soluzione PIM e DAM. Contattaci per un nuovo progetto!